事務用品の管理
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 ・あれ! コピー用紙がない?
 ・いつもここにあったと思うんだけど、使いたい時にない。
 ・使ったら、元にもどして!
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 使いたい時にモノがないという経験はありませんか?

 それは、自分以外の人のせいでしょうか?
 それとも、自分も「ない」原因を作っているのではないでしょうか?


 そこで、それぞれの部署で、この対策に取り組んでみませんか。


 対策の仕方ですが、例えば「コピー用紙がない。気付いた人は、
 発注を早めにかけてください」
 では解決しません。


 では、どのようにしたら解決できるのでしょう。

 それは、仕組みをつくるということです。
 例えば、コピー用紙の束が、後2つになったら、発注するという
 仕組みです。

 コピー用紙の束の2つ目と3つ目の間に札を立て、その札が前面に
 あらわれたら発注するという仕組みです。

 発注担当者がいるとしたら、自ら気づくか、気付いた人が
 発注担当者に伝えるかをします。

 発注担当者がいなければ、その札に発注一覧を貼り、気づいた人が、
 ○月○日○○と名前を書けば、誰がいつ発注をかけたのかが
 わかります。
 また誰が多く気づいているのかも、この一覧で一目瞭然でしょう。


 また、1か月に数回しか使わないモノや大きなモノは、各自が
 持っていると、デスク周辺が煩雑になりがちです。

 置き場所を決めるという仕組みもあります。

 貸出帳などを作って、使う人がいちいち名前を書くのも大変なので、
 声で「○○(自分の名前)、ハサミ使います」と言うだけでも、
 意識されるでしょう。
 周囲の人も、その声で、誰が使ったのかがわかります。

 また、パッと見ただけで、何が所定の場所にないのかがわかるように
 整理して管理する事も大切です。


 また、まずは、いらないモノといるモノを分ける、いるモノの中でも、
 よく使うモノと1週間に1度程度、1か月に1度程度と、使う頻度に
 より整理することも必要でしょう。

 よく使うモノは、自分の周りなど使いやすい位置に、
 その次に、大きなモノやあまり使わないモノは、1か所にまとめて
 管理します。

 そして置き場所が決まったら、戻したくなる仕掛けを作っていきます。

 整理されているとはいえ、ゴチャゴチャに置いてあれば、元の位置に
 戻そうとする気持ちが薄れます。


 話は少し違いますが、ディズニーランドでは、お客様にゴミを落としては
 いけないという心理を植え付けているように思います。
 それは、通路の清掃が行き届いているからです。

 汚いと、どうせ汚いのだから、と心理的にゴミを捨てやすくなります。

 会社の中でもそうです。
 ゴチャゴチャであれば、元に戻す必要性を感じません。


 探す時間を計測したことはありませんが、けっこう掛かっている
 感じはします。
 探さなければその分、作業効率はもちろん、仕事への集中力も高まることに
 なるのではないでしょうか。


 犯人捜しをしたり、他の人のせいにするよりも、仕組みをつくると、
 「ない。ない」と探す確率がぐっと低くなります。


 
 では次回、お会いしましょう。

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